Guida scritta in collaborazione con lo Studio Legale Segata & Niederstatter
La compliance è diventata fondamentale per le aziende, in quanto permette di essere conformi alle leggi e ai regolamenti di riferimento, evitando l’incorrere in multe e sanzioni.
In Italia, l’implementazione di una procedura di compliance è obbligatoria, soprattutto per le grandi aziende, ed è un processo strategico che richiede la cooperazione di tutti i dipendenti dell’azienda stessa. In questo articolo, verranno fornite le istruzioni essenziali per avviare una procedura di compliance in Italia.
Passo 1: Identificare le leggi e i regolamenti applicabili
Il primo passo fondamentale è quello di procedere all’identificazione delle leggi e dei regolamenti applicabili alla tua azienda. Ciò implica la valutazione dei rischi che l’azienda si trova ad affrontare, in modo da individuare le aree critiche e i problemi che potrebbero interferire con la conformità. Tale valutazione deve includere anche le normative europee e/o internazionali rilevanti.
Passo 2: Designare i responsabili per la compliance
Il secondo passo consiste nella designazione di una figura che coordini l’intero processo di compliance. Tale figura deve essere un responsabile della compliance e il suo ruolo è fondamentale in quanto sarà il punto di riferimento per il monitoraggio dell’aderenza alle norme, la definizione dei piani d’azione per il miglioramento continuo e la gestione delle relazioni con le autorità di controllo. Inoltre, può essere utile definire i ruoli di altre figure dell’azienda responsabili della compliance, come ad esempio il Chief Risk Officer (CRO) o il Data Protection Officer (DPO).
Passo 3: Implementare un sistema di controllo interno
Il terzo passo consiste nell’implementazione di un sistema di controllo interno per garantire la conformità dell’azienda alle leggi e ai regolamenti applicabili. In particolare, il sistema di controllo deve comprendere politiche e procedure che rispettino le normative di riferimento, la formazione del personale sull’importanza della compliance, la conduzione di audit interni per valutare il grado di conformità dell’azienda e il monitoraggio costante del sistema di controllo interno.
Dal punto di vista del GDPR, sarà necessario implementare un sistema che preveda la raccolta e il trattamento dei dati personali delle persone interessate in modo trasparente, corretto, lecito e conferisca loro il diritto di protezione dei loro dati.
Passo 4: Monitorare e testare il sistema di compliance
L’ultimo passo consiste nel monitorare e testare il sistema di compliance per assicurarsi che sia sempre aggiornato e allineato alle leggi e ai regolamenti applicabili. L’azienda deve eseguire check periodici tramite audit interni per verificare se l’implementazione delle politiche di compliance stia apportando i benefici attesi. Inoltre, è importante tenere il sistema di controllo interno al passo con le modifiche normative in modo da aggiornarlo tempestivamente.
In conclusione
L’articolo è esaustivo e fornisce informazioni chiare e dettagliate sulla creazione di una procedura di compliance in Italia.
Si potrebbe approfondire la fase di valutazione dei rischi, includendo esempi specifici e descrivendo meglio le procedure per la gestione dei rischi, ma questo varia da azienda ad azienda e da settore a settore.
Sarebbe utile fornire una panoramica delle leggi e dei regolamenti applicabili, soprattutto in relazione all’implementazione del GDPR, ma lo demanderemo ad un prossimo articolo specifico.
